МОЙ ДЕНЬ Школа Юрия Окунева

То, что
делает успех неизбежным

Что представляет собой делегирование полномочий: от теории к практике

Автор:

Дата:

Рубрика:

Мой день

Школа Юрия Окунева
0 голосов

Всем доброго времени суток! С вами Юрий Окунев.

Свой новый пост хотел бы посвятить тем менеджерам, которые считают себя незаменимыми бессмертными пони. Тем героическим людям, которые приходят на работу чуть свет и уходят, тревожа сон задремавшего охранника. Тем, кто взваливает на себя тонны работы, а потом нечеловеческим усилием пытается эту неподъемную массу «отжать», побив прежний рекорд профессиональной продуктивности. Из этой статьи вы наконец-то узнаете, что представляет собой делегирование полномочий. И, поверьте мне, отныне жить и работать вам станет гораздо легче.

Цели делегирования

Для того чтобы начать применять данную управленческую методику, важно понять, зачем она собственно вам нужна. Для этого давайте вспомним матрицу приоритетов, составленную Эйзенхауэром. Наряду с важными задачами в ней выделялись не очень важные дела (срочные и несрочные).

матрица 1х

Такие задачи отвлекают руководителя от действительно важных вопросов. Для того чтобы избежать этого и применяется делегирование полномочий и ответственности. В этом случае управленец может уделить все внимание тем делам, которые действительно требуют его участия и доверить решение прочих вопросов другим сотрудникам организации.

При этом нужно понимать, чем делегирование отличается от постановки задач. Задача — это какой-то единичный вопрос, который менеджер поручает решить сотруднику компании. Человеку дается четкое указание, касающееся конкретного дела и метода его решения.

Суть делегирования состоит в том, чтобы передать другому члену команды ответственность за целый проект или некий объемный вопрос, состоящий из ряда подзадач. То есть в этом случае исполнитель наделяется соответствующими полномочиями и некоторой свободой действий. Также он участвует в процессах постановки целей и принятия решений.

Coworkers dividing workload

В самом простом виде матрица делегирования полномочий может быть представлена следующим образом:

ЗадачиКто наделяется полномочиями/ИсполнительКто отвечает за результат/ Ответственное лицоСрок выполнения

Как говорится, почувствуйте, разницу… Только делегируя свои рабочие проблемы коллегам, вы можете освободить время для решения более сложных вопросов. А это и является главной целью делового тайм-менеджмента.

Основные принципы делегирования

Для начала давайте оговорим этапы делегирования полномочий. Выглядят они примерно так:

  • Составление списка задач, расстановка приоритетов.
  • Определение задач, которые можно и нужно перенаправить другому сотруднику.
  • Четкое моделирование задач у себя в голове.
  • Донесение этой модели до понимания сотрудника.
  • Контроль выполнения работы (можно также делегировать другому члену команды).
  • Анализ полученного результата.
  • Выводы.

Существуют определенные правила делегирования полномочий. Разберем наиболее значимые из них.

делегирование-8

  1. Доверять ответственное дело нужно тем, кто действительно в состоянии с ним справиться. Поэтому вы должны учитывать такие аспекты, как уровень профессионализма, опыт, наличие соответствующих личностных качеств, понимание сотрудником того направления, с которым ему предстоит работать. Обратите внимание на самый последний пункт. Нередко доверять решение вопросов стоит сотрудникам самого простого уровня, т.к. именно они в силу своей должности могут как нельзя лучше разбираться в том, о чем менеджер высшего звена будет иметь лишь поверхностное представление. Просто потому, что эти люди работают с совершенно разными задачами.
  2. Перенаправлять решение вопросов другому сотруднику нужно напрямую. То есть в ходе личного общения, а не через третьих лиц.
  3. С самого начала нужно детально обрисовать будущему исполнителю текущую ситуацию, требующийся объем работ и конечную цель. Это поможем ему не сбиться с курса.
  4. Нужно задать четкие рамки работы — степень ответственности, полномочия и обязанности, методы работы с целями и сроки. Объясните, что нужно и можно делать, а что — нельзя.
  5. Рассказав про свои потребности, не забудьте уточнить у самого сотрудника, что он по этому поводу думает. Готов ли взяться за работу? Сможет ли уложиться в поставленные сроки? Что ему необходимо для выполнения задания и т.д.
  6. Технология делегирования полномочий требует, чтобы у исполнителя была возможность в ходе выполнения работы получить профессиональную помощь от более опытного и знающего сотрудника. То есть должен быть какой-то куратор.
  7. Если вы делегируете решение проблемы группе сотрудников, то за каждым из них нужно закрепить четкие обязанности. Плюс нужно обязательно выделить «капитана команды».
  8. Стоит делиться с коллегами/подчиненными не только неприятной рутинной работой, но и теми функциями, которые могут быть для них относительно привлекательными. Например, творческую работу. Тогда поставленные вами задачи будут восприниматься более лояльно. А выполняться — более охотно.
  9. Делегирование и управление имеет смысл тогда, когда вы работаете с думающим, способным принимать решения исполнителем. В противном случае смысл данной методики теряется. Поэтому давайте подчиненным свободу.
  10. Требуя от людей серьезных профессиональных качеств, организаторских способностей, возлагая на них дополнительную ответственность, не забывайте про поощрение. Мотивация (материальная или хотя бы моральная) станет отличным стимулом для продуктивной работы.

Какую работу нельзя передавать:

делегирование-6 король

  • Генеральное планирование.
  • Важные и срочные дела, требующие вашего личного участия как руководителя.
  • Кадровые вопросы.
  • Вынесение благодарностей/ критика сотрудников.

Способы делегирования полномочий

В зависимости от сложности проблемы, квалификации сотрудников и наличия/отсутствия объективной необходимости лично участвовать в работе, вы можете выбрать тот или иной формат перенаправления обязанностей.

делегирование-5

Выделяют следующие виды делегирования полномочий:

  • Вы ставите перед исполнителем конкретные цели и говорите, как именно их достичь и к какому сроку. Сотрудник вообще не располагает «свободой передвижений», все делается в точности с вашими указаниями.
  • Вы допускаете некоторую долю свободы для исполнителя, но при этом контролируете каждое его движение.
  • Исполнитель принимает решения и действует сам, но в строгом соответствии с вашими рекомендациями.
  • Вы даете максимум свободы исполнителю, но при этом требуете от него регулярной и детальной отчетности о проделанной работе и ее результатах.
  • Контроль ограничивается лишь плановыми проверками. Исполнитель полностью свободен, он творит, думает, решает, действует сам.

Все методы делегирования имеют свои плюсы и минусы. Максимально сбалансированными являются все же те варианты, которые дают свободу, но при этом предполагают и вполне ощутимый контроль действий коллектива.

**

Описанный выше инструмент экономии времени не так-то просто освоить. Поэтому в моем курсе тайм-менеджмента, кроме всего прочего, вы найдете эффективные упражнения на делегирование полномочий. Благодаря им вы научитесь эффективно применять эту отличную методику на практике.

Очень удобным инструментом делегирования полномочий является LeaderTask. С помощью данного сервиса можно поручатье задачи вашим сотрудникам иметь четкий обзор проектов, поручать задачи сотрудникам, отслеживать их выполнение — в том числе удаленно!

На этом пока все. Не забудьте оформить подписку и оставить комментарии к статье. Буду рад ответить на ваши вопросы. До новых встреч! Ваш Юрий Окунев.

Комментариев к статье: 399
  • Только задумалась, что нужно делегировать часть обязанностей, и статья в тему.

    Ответить
    • С чего начнем внедрение делегирования?

      Ответить

Оставить комментарий

  • ;-)
  • :|
  • :x
  • :twisted:
  • :smile:
  • :shock:
  • :sad:
  • :roll:
  • :razz:
  • :oops:
  • :o
  • :mrgreen:
  • :lol:
  • :idea:
  • :grin:
  • :evil:
  • :cry:
  • :cool:
  • :arrow:
  • :???:
  • :?:
  • :!: