МОЙ ДЕНЬ Школа Юрия Окунева

То, что
делает успех неизбежным

GTD система – как привести дела в порядок!

Автор:

Дата:

Рубрика:

Мой день

Школа Юрия Окунева
0 голосов

Здравствуйте! Пытаетесь все задачи держать в памяти, чтобы ничего не упустить из вида? В итоге, в мыслях уже полная каша, а в делах — путаница? Но для достижения высокого уровня самоорганизованности совершенно не обязательно испытывать память на прочность. И известная во всем мире GTD система — яркое тому свидетельство. Давайте разберемся, в чем суть этой техники.

Методика GTD — что это вообще такое?

Аббревиатура образована от англоязычного словосочетания «Getting Things Done», которое можно перевести как «завершение дел». Технология планирования, получившая данное название, была разработана американцем Девидом Алленом. Первое издание одноименной книги вышло в свет в 2001 году и сразу же стало бестселлером. После этого работа многократно переиздавалась на нескольких десятках языков. Русскоязычная версия была названа «Как привести дела в порядок» и именно в таком переводе она знакома отечественным менеджерам, директорам, бизнесменам и всем, кто стремится к продуктивной жизни.

i

Основной посыл техники заключается в следующем — чтобы грамотно планировать время совершенно не обязательно все дела держать в голове.  Напротив, это лишь будет приводить к путанице и хаосу. Вместо этого задачи нужно фиксировать и систематизировать при помощи вспомогательных инструментов — бумажного ежедневника или электронной программы. Только в этом случае вы сможете сконцентрироваться на реализации поставленных целей. А это ли не самое важное?

Принципы техники

По задумке Аллена методология GTD включает в себя несколько этапов и один большой алгоритм анализа. Поговорим об этом чуть подробнее.

Этапы планирования:

Сбор информации.

Это фиксирование тех задач, целей, которые появляются по мере течения жизни. Кро
ме этого, важно записывать какие-то новые идеи, мысли, замечания. Все это необходимо для выстраивания правильной линии поведения, грамотного формирования направленности повседневной или рабочей деятельности. Собираются данные в физическую канцелярскую папку или электронную папку «входящие».

Обработка.

Первое действие, да и, собственно, вся система целиком, будут просто бессмысленны, если не позаботиться о регулярном анализе поступившей информации. То есть «входящие» нужно регулярно чистить — каждый день, неделю, месяц и т.д.

Для обработки поступившей информации используется специальный алгоритм. На мой взгляд, он является основной инновацией системы. Девид применил к организации дел давно доказавший свою эффективность принцип конвейера.yt

  • Информация оценивается. Отвечаем на вопрос «Что это и зачем?»
  • Решаем, можно ли что-то с этим вопросом/задачей/целью/проблемой сделать.
  • Если нет, то: оставляем его в архиве для справок; перемещаем в раздел «может, в другой раз» или отправляем в корзину
  • Если да, то запускаем задачу в алгоритм планирования, пока она не найдет свое место в системе.

Планировать можно только действия. Чтоб вычленить очередной этап большой задачи, задаем себе контрольный вопрос: «Каково следующее действие?»

  • если действие займет не более 2-5 минут, делаем его сразу;
  • оставшиеся дела пытаемся делегировать;
  • если и делегировать не получилось, придется заняться выполнением этой работы самостоятельно.

Естественно свою работу нужно запланировать. Если срок и время обозначены, задача помещается в календарь. Если нет – в общий список следующих действий.

Вести список действий и привязывать их к срокам, проектам, исполнителям можно в удобной и эффективной программе LeaderTask, отличающейся простотой установки, настройки, обновления и работы с программой.  Сервис не требует специальных навыков, знания языков программирования и т.д. Довольно просто позволяет ставить и выполнять различные задачи.

i (1)

  • Проекты.

Ситуации, требующие дополнительного планирования, где для достижения цели необходимо выполнить ряд взаимосвязанных действий обрабатываются в разделе «Проекты».

Обзор.

После того, как все разложено по полочкам, важно не забывать просматривать все позиции списка. Тут все будет зависеть от вас, но лучше придерживаться системы. Еженедельно пересматриваются все списки, ежедневно календарь и общий список следующих действий.

Действия.

Данный метод не имел бы смысла, если бы не предполагал, что после вдумчивого детального планирования последует не менее ответственное претворение задумок в жизнь.

business planner

Что еще имеет значение для GTD?

Работая с данной техникой, нужно учитывать также следующие моменты:

Модель обзора информации

В ней должны выделяться 6 разделов:

  1. Текущие дела.
  2. Текущие проекты.
  3. Общий круг дел.
  4. Дела в среднесрочной перспективе (до 2-х лет).
  5. Дела в долгосрочной перспективе (3-5 лет).
  6. Планы на жизнь.

Контексты GTD.

Это условия в которых удобно выполнять те или иные задачи. Многие вещи удобно делать в определенном месте в определенное время, или сгруппировав все небольшие задачи сходного характера в один блок.  Контекстами могут быть:

    • Телефонные звонки.
    • Обработка электронной почты.
    • Встречи с определенными людьми.
    • Работа.
    • Дом.
    • Отдых.
    • И т.п.

43 папки

Когда разрабатывалась система, программы планирования времени были ещё научной фантастикой. Однако, для того, чтоб нужное дело попадало на глаза в нужное время, автор разработал систему папок.

i (2)

Предлагалось завести по одной на каждый день (всего 31) и по одной — для каждого месяца (всего 12). Имея такой перечень папок вы всегда можете разместить документ так, чтоб он попался на глаза в тот день или месяц, когда о нём надо будет вспомнить.

Мы пробежались по методике лишь вкратце. Читайте замечательную книгу Девида Аллена, а для практического изменения своей жизни, как всегда приглашаю на курс по тайм-менеджменту. Присоединяйтесь!

На этом разрешите откланяться. Не забудьте оформить подписку на блог, чтобы не упустить другую ценную информацию.

Рад был пообщаться! Всего наилучшего, ваш Юрий Окунев.

 

Оставить комментарий

  • ;-)
  • :|
  • :x
  • :twisted:
  • :smile:
  • :shock:
  • :sad:
  • :roll:
  • :razz:
  • :oops:
  • :o
  • :mrgreen:
  • :lol:
  • :idea:
  • :grin:
  • :evil:
  • :cry:
  • :cool:
  • :arrow:
  • :???:
  • :?:
  • :!: