Зачем и как вести картотеку: ваш атомный реактор блестящих идей

Привет, друзья. С вами Юрий Окунев.

Сегодня поделюсь результатами исследования на тему: как вести картотеку.
Вы задумывались о том, что такое личная картотека, зачем она нужна? Сейчас расскажу: что это, зачем, как вести и почему я выбрал для этого дела программу Evernote.

Зачем вам личная картотека

Что приходит в голову, когда звучит слово «Картотека»?
Библиотечные шкафчики, заполненные карточками с названиями книг? Алфавитный каталог, тематический …

Все верно. Проверенный веками и тысячами пользователей метод систематизации данных для последующего использования работает до сих пор.

Многие ученые и писатели вели картотеку, в том числе Вернадский, Вавилов, Гоголь. Жюль Верн вел картотеку с фактическими сведениями о последних достижениях науки и техники. К концу жизни писателя она состояла из двадцати тысяч тетрадей.

Современным аналогом картотеки, о котором поговорим дальше, пользуются: Тимоти Феррис, Лео Бабута, Алекс Экслер. Систематизации и управлению информацией посвящена большая часть бестселлера «Как привести дела в порядок» Девида Аллена.

Значительный опыт ведения картотек с подачи Генриха Альтшуллера, накоплен преподавателями теории решения изобретательских задач. Смотрите эту статью.

Карточка — единица информации, которую предполагается использовать в дальнейшем: пример, инструмент, эффект, факт, чеклист, фотография и т.п. Зачем их накапливать в век интернета?

Интернет не панацея. Когда нужно ответить на конкретный вопрос, найти оригинальный пример, зачастую приходится перелопатить десятки статей. Иногда для этого приходится скачать книгу и найти в ней нужный фрагмент. Представьте: вы пишете статью, требуется десять примеров. Если за каждым лазить в интернет, работа займет несколько дней. Да и примеры будут не первой свежести. Соответствующий раздел картотеки, даст необходимую информацию в считаные минуты.

Картотека дает:

1. Представление о ваших интересах и ценностях, проявленное в количестве и тематике собранных фактов.
2. Точные данные тогда, когда они нужны. В своих работах и аргументации вы опираетесь на факты, источники, которых можете указать. Профессиональный подход, вызывающий доверие и уважение.
3. Новые идеи, рождающиеся из взаимодействия собранных материалов. И, если вы способны довести идею до продукта, переданного в руки покупателя: серьезный источник доходов.

Используйте картотеку для того, чтоб помнить все: явки, пароли, рецепты, идеи, контакты, расписания, цели, планы и т.д.

Требования к системе

Итак, я решил вести картотеку. Открыл новую миндкарту и взялся набрасывать мысли по поводу предстоящего проекта.

Выбор программы

Бумажный вариант картотеки, я отмел сразу, как не соответствующий большинству заявленных требований. Бумага горит, тонет, теряется, перемешивается, много весит, трудно и дорого дублируется: одним словом, прошлый век.

Известных программ, специализирующихся на управлении заметками, обнаружилось три:

• Google Keep
• Microsoft Onenote
• Evernote

Однозначным лидером сравнения стал Evernote. Все описанные выше функции плюс поиск в приложенных файлах, встроенный сканер, общий доступ к заметкам или блокнотам, возможность копировать статью из интернета в один клик и т.д.

Рубрикатор

Встал вопрос, как систематизировать заметки. Недостаточно свалить интересные находки в одну кучу. Нужно обеспечить их быстрый поиск.
У меня уже сложилась система ключевых областей деятельности. Так организованы материалы на компьютере:

• Тайм-менеджмент выделяю особо, так как он связующее звено для всех остальных элементов.
• Трехзначные коды, дают возможность выделить в каждой области необходимое количество проектов.

Первой идеей было продублировать систему папок, ноутбука. Но такой подход не обеспечит необходимое удобство. К тому же эвернот поддерживает всего два уровня вложенных блокнотов. Найти нужную заметку внутри объёмного раздела проблематично.

Метки

Второе средство навигации эвернот — метки. Вы можете «наклеить» на заметку несколько ключевых слов и в дальнейшем отыскать данные, нажав на любое из них. Если речь идет о фотографиях, выбрав метку «Я», увидите только фото с вашим изображением. Метка «Прага» найдет изображения из этого города.

Есть перекрестная фильтрация. Это значит, выбрав в условиях «Соответствует всем критериям поиска», указав метки Я, Прага — увижу только свои фото, сделанные в Праге.

«Эврика!» – воскликнул я и засел формировать структуру меток.

Нужны метки для параметров поиска: по форме, способу дальнейшего использования, источнику, теме. Набросал вариант, получилось слишком сложно.

Решил посмотреть, как умные люди делают. Подробная информация о Evernote, что это за программа, как пользоваться содержится в курсе Евгения Попова Evernote-Мастер.

Просмотрел. Понял, что с метками я изобрел велосипед. Оказывается, такой метод уже используется и Евгений тоже его применяет. Курс понравился. Основательно, дотошно и последовательно о всех функциях программы. С акцентом на то, как использовать её по прямому назначению, как виртуальную память и хранилище любых данных.

Пока просматривал уроки, система меток дозрела и оформилась.

Моя система меток

От меток формы: аудио, видео, текст отказался. Есть умный поиск:

Команда resource:image/jpg найдет все заметки, содержащие изображения в формате JPG.
Команда resource:audio/* найдет все заметки, содержащие некоторые типы аудиофайлов.

Подробней о расширенном поиске смотрите здесь.

Метки по источнику: жизнь, книги, интернет — тоже посчитал излишними.

Осталось три типа меток, проставляемых вручную: смысл, тема, автор.

Метки по смыслу.

Под словом смысл, здесь подразумевается идея дальнейшего использования информации

0 Пример

0 Упражнение

0 Идея

0 Чеклист

Ноль, поставленный в начале, позволяет при назначении видеть выпадающий список меток начинающихся с ноля, что очень удобно.

Метки по темам, рубрикам

Это основной и самый обширный раздел меток.

• 1 ТМ
  Асновы (поставил «А» первой буквой, чтоб метка оказалась верху списка).
  Действия
  Планирование
  Результаты
  Тм всячина
  Эвернот
• 100 Здоровье
  Питание
  Режим
  Тренировки
• 200 Семья
  Дети
  Отношения
• 300 Саморазвитие
  Английский
  Интеллект
  Память
  Скорочтение
  СМДМ
  ТРИЗ
  Книги умные
  Общение
• 401 Бизнес
  4011 Персонал
  4012 Продажи
  4013 Финансы
  4014 Производство
  4015 Качество
  4016 Расширение
  4017 Управление
• 402 Инфобизнес, консалтинг, тренинги
• 403 Творчество
• 404 Деньги
• 405 Контакты
• 500 Досуг
  Книги худож
  Фильмы
  Песни
  Игры
  Загадки
  Путешествия
• 700 Хозяйственные вопросы
• 800 Духовная практика
• 900 Прочее
  Temp (временные файлы)
  Доки (сканы документов)

Алфавитный каталог авторов

Если заметка формируется из книги, создаю метку с указанием фамилии и имени автора и сокращенного названия книги: «Зайверт Лотар, Ваше время». В каталоге меток, такие записи автоматически сортируются по алфавиту. Это позволит быстро найти все заметки относящиеся к определённой книге.

Как это работает

Есть метки и два блокнота: «Входящие» и «Все заметки».

1. Созданные в течение дня заметки автоматически падают в отдельный блокнот: «Входящие».
2. Разбирая накопленный материал, назначаю заметке:
   a. Метку смысл.
   b. Тематические метки
   c. При необходимости, метку с указанием автора и источника.
3. Перекидываю заметку в блокнот «Все заметки».

Подведем итог

Получилась удобная, функциональная система. Мне очень нравится.

Возможно, несколько громоздко. Но т.к. номера меток уже прочно сидят в голове, для меня это не проблема.

Ваша система для начала может состоять из двух-трех меток и развиваться по мере накопления материала.

Я не стал подробно акцентировать внимание на технических моментах использования программы: они подробно описаны в курсе Евгения Попова.

Надеюсь, вы нашли в этой статье ответ на вопрос как вести свою картотеку.

Скачать эвернот на компьютер или для андроид можно бесплатно на официальном сайте разработчика.

Пишите ваши вопросы и комментарии. Делитесь информацией с друзьями. За целым набором инструментов повышения эффективности упакованным в пошаговый курс приходите сюда.

Также для удобного хранения информации и постановки задач рекомендую использовать LeaderTask. Это российский проект с лучшим функционалом фильтрации, который позволяет видеть только те задачи, которые нужны вам прямо сейчас.

А у меня на сегодня всё.
До скорых встреч.
Ваш Юрий Окунев.