Зачем и как вести картотеку: ваш атомный реактор блестящих идей
Дата:
Рубрика: Инструментарий, Тайм менеджмент


Мой день
Школа Юрия ОкуневаПривет, друзья. С вами Юрий Окунев.
Сегодня поделюсь результатами исследования на тему: как вести картотеку.
Вы задумывались о том, что такое личная картотека, зачем она нужна? Сейчас расскажу: что это, зачем, как вести и почему я выбрал для этого дела программу Evernote.
Оглавление
Зачем вам личная картотека
Что приходит в голову, когда звучит слово «Картотека»?
Библиотечные шкафчики, заполненные карточками с названиями книг? Алфавитный каталог, тематический …
Все верно. Проверенный веками и тысячами пользователей метод систематизации данных для последующего использования работает до сих пор.
Многие ученые и писатели вели картотеку, в том числе Вернадский, Вавилов, Гоголь. Жюль Верн вел картотеку с фактическими сведениями о последних достижениях науки и техники. К концу жизни писателя она состояла из двадцати тысяч тетрадей.
Современным аналогом картотеки, о котором поговорим дальше, пользуются: Тимоти Феррис, Лео Бабута, Алекс Экслер. Систематизации и управлению информацией посвящена большая часть бестселлера «Как привести дела в порядок» Девида Аллена.
Значительный опыт ведения картотек с подачи Генриха Альтшуллера, накоплен преподавателями теории решения изобретательских задач. Смотрите эту статью.
Карточка — единица информации, которую предполагается использовать в дальнейшем: пример, инструмент, эффект, факт, чеклист, фотография и т.п. Зачем их накапливать в век интернета?
Интернет не панацея. Когда нужно ответить на конкретный вопрос, найти оригинальный пример, зачастую приходится перелопатить десятки статей. Иногда для этого приходится скачать книгу и найти в ней нужный фрагмент. Представьте: вы пишете статью, требуется десять примеров. Если за каждым лазить в интернет, работа займет несколько дней. Да и примеры будут не первой свежести. Соответствующий раздел картотеки, даст необходимую информацию в считаные минуты.
Картотека дает:
- Представление о ваших интересах и ценностях, проявленное в количестве и тематике собранных фактов.
- Точные данные тогда, когда они нужны. В своих работах и аргументации вы опираетесь на факты, источники, которых можете указать. Профессиональный подход, вызывающий доверие и уважение.
- Новые идеи, рождающиеся из взаимодействия собранных материалов. И, если вы способны довести идею до продукта, переданного в руки покупателя: серьезный источник доходов.
А если я не писатель и не учёный?
Используйте картотеку для того, чтоб помнить все: явки, пароли, рецепты, идеи, контакты, расписания, цели, планы и т.д.
Требования к системе
Итак, я решил вести картотеку. Открыл новую миндкарту и взялся набрасывать мысли по поводу предстоящего проекта.
Выбор программы
Бумажный вариант картотеки, я отмел сразу, как не соответствующий большинству заявленных требований. Бумага горит, тонет, теряется, перемешивается, много весит, трудно и дорого дублируется: одним словом, прошлый век.
Известных программ, специализирующихся на управлении заметками, обнаружилось три:
- Google Keep
- Microsoft Onenote
- Evernote
Однозначным лидером сравнения стал Evernote. Все описанные выше функции плюс поиск в приложенных файлах, встроенный сканер, общий доступ к заметкам или блокнотам, возможность копировать статью из интернета в один клик и т.д.
Рубрикатор
Встал вопрос, как систематизировать заметки. Недостаточно свалить интересные находки в одну кучу. Нужно обеспечить их быстрый поиск.
У меня уже сложилась система ключевых областей деятельности. Так организованы материалы на компьютере:
1 Тайм-менеджмент
100 Здоровье
200 Семья
300 Саморазвитие
401 Бизнес
402 Инфобизнес, консалтинг, тренинги
403 Творчество
500 Отдых и общение с друзьями
600 Самообслуживание
700 Хозяйственные вопросы
800 Духовная практика
900 Прочее
- Тайм-менеджмент выделяю особо, так как он связующее звено для всех остальных элементов.
- Трехзначные коды, дают возможность выделить в каждой области необходимое количество проектов.
Первой идеей было продублировать систему папок, ноутбука. Но такой подход не обеспечит необходимое удобство. К тому же эвернот поддерживает всего два уровня вложенных блокнотов. Найти нужную заметку внутри объёмного раздела проблематично.
Метки
Второе средство навигации эвернот — метки. Вы можете «наклеить» на заметку несколько ключевых слов и в дальнейшем отыскать данные, нажав на любое из них. Если речь идет о фотографиях, выбрав метку «Я», увидите только фото с вашим изображением. Метка «Прага» найдет изображения из этого города.
Есть перекрестная фильтрация. Это значит, выбрав в условиях «Соответствует всем критериям поиска», указав метки Я, Прага — увижу только свои фото, сделанные в Праге.
«Эврика!» – воскликнул я и засел формировать структуру меток.
Нужны метки для параметров поиска: по форме, способу дальнейшего использования, источнику, теме. Набросал вариант, получилось слишком сложно.
Решил посмотреть, как умные люди делают. Подробная информация о Evernote, что это за программа, как пользоваться содержится в курсе Евгения Попова Evernote-Мастер.
Просмотрел. Понял, что с метками я изобрел велосипед. Оказывается, такой метод уже используется и Евгений тоже его применяет. Курс понравился. Основательно, дотошно и последовательно о всех функциях программы. С акцентом на то, как использовать её по прямому назначению, как виртуальную память и хранилище любых данных.
Пока просматривал уроки, система меток дозрела и оформилась.
Моя система меток
От меток формы: аудио, видео, текст отказался. Есть умный поиск:
Команда resource:image/jpg найдет все заметки, содержащие изображения в формате JPG.
Команда resource:audio/* найдет все заметки, содержащие некоторые типы аудиофайлов.
Подробней о расширенном поиске смотрите здесь.
Метки по источнику: жизнь, книги, интернет — тоже посчитал излишними.
Осталось три типа меток, проставляемых вручную: смысл, тема, автор.
Метки по смыслу.
Под словом смысл, здесь подразумевается идея дальнейшего использования информации
0 Пример
0 Упражнение
0 Идея
0 Чеклист
Ноль, поставленный в начале, позволяет при назначении видеть выпадающий список меток начинающихся с ноля, что очень удобно.
Метки по темам, рубрикам
Это основной и самый обширный раздел меток.
- 1 ТМ
Асновы (поставил «А» первой буквой, чтоб метка оказалась верху списка).
Действия
Планирование
Результаты
Тм всячина
Эвернот - 100 Здоровье
Питание
Режим
Тренировки - 200 Семья
Дети
Отношения - 300 Саморазвитие
Английский
Интеллект
Память
Скорочтение
СМДМ
ТРИЗ
Книги умные
Общение - 401 Бизнес
4011 Персонал
4012 Продажи
4013 Финансы
4014 Производство
4015 Качество
4016 Расширение
4017 Управление - 402 Инфобизнес, консалтинг, тренинги
- 403 Творчество
- 404 Деньги
- 405 Контакты
- 500 Досуг
Книги худож
Фильмы
Песни
Игры
Загадки
Путешествия - 700 Хозяйственные вопросы
- 800 Духовная практика
- 900 Прочее
Temp (временные файлы)
Доки (сканы документов)
Алфавитный каталог авторов
Если заметка формируется из книги, создаю метку с указанием фамилии и имени автора и сокращенного названия книги: «Зайверт Лотар, Ваше время». В каталоге меток, такие записи автоматически сортируются по алфавиту. Это позволит быстро найти все заметки относящиеся к определённой книге.
Как это работает
Есть метки и два блокнота: «Входящие» и «Все заметки».
- Созданные в течение дня заметки автоматически падают в отдельный блокнот: «Входящие».
- Разбирая накопленный материал, назначаю заметке:
a. Метку смысл.
b. Тематические метки
c. При необходимости, метку с указанием автора и источника. - Перекидываю заметку в блокнот «Все заметки».
Подведем итог
Получилась удобная, функциональная система. Мне очень нравится.
Возможно, несколько громоздко. Но т.к. номера меток уже прочно сидят в голове, для меня это не проблема.
Ваша система для начала может состоять из двух-трех меток и развиваться по мере накопления материала.
Я не стал подробно акцентировать внимание на технических моментах использования программы: они подробно описаны в курсе Евгения Попова.
Надеюсь, вы нашли в этой статье ответ на вопрос как вести свою картотеку.
Скачать эвернот на компьютер или для андроид можно бесплатно на официальном сайте разработчика.
Пишите ваши вопросы и комментарии. Делитесь информацией с друзьями. За целым набором инструментов повышения эффективности упакованным в пошаговый курс приходите сюда.
А если у вас остались ещё вопросы, приглашаю на индивидуальную консультацию. Подробности здесь.
А у меня на сегодня всё.
До скорых встреч.
Ваш Юрий Окунев.
Спасибо! Попробую вести)) Почему бы и нет