МОЙ ДЕНЬ Школа Юрия Окунева

То, что
делает успех неизбежным

Хронометраж времени: как использовать время эффективно

Автор:

Дата:

Рубрика:

Мой день

Школа Юрия Окунева
0 голосов

Привет, друзья. С вами, Юрий Окунев.

Сегодня поговорим об одном из основных инструментов тайм-менеджера для оценки своих результатов: технике хронометража. Вклад этой практики в повышение личной продуктивности трудно переоценить. Она дает не только точные данные насчет того куда ушло время, но и вырабатывает чувство эффективности – своеобразный внутренний зуд, который уже никогда не позволит тратить время пустую.

«Хронометраж — это то же самое, что Бронтозябра, только совсем другое».
Неизвестный автор

Что такое хронометраж?

Последовательная запись событий и времени, которое на них затрачено.
Выглядит примерно так:

образец хронометража

Ведётся обычно в программе Excel.
Столбцы 1, 2, 4 – заполняются автоматически. Столбцы 3, 5, 6, 7 — вручную.

Зачем оно нам?

Время – деньги. Мы приходим в гипермаркет жизни с относительно небольшой суммой на счету. Если вам двадцать, впереди 40 лет активной жизни — это 345600 часов. За минусом сна — 230400. Всё, что вы хотите себе позволить оплачивается с этого счета.
И всё бы ничего, вот только в кармане, где деньги лежат, имеется дырка. И даже не одна. Отсюда щедро отовариваются все кому не лень. Первые двадцать лет, когда временем ребенка в основном распоряжаются родители, мы уже исключили из расчетов. Ничего не поделаешь. Проехали. Что дальше?

Представьте себе:

Гипермаркет. Продается всё: заводы, газеты, пароходы, космические корабли, кока-кола, гамбургеры, красивые женщины, путешествия, семейные и дружеские отношения и т.д. и т.п. Вы восхищенно оглянулись, набрали в грудь побольше воздуха и, чувствуя себя почти миллионером, произнесли: «Хочу…»
Улыбчивый продавец говорит: «Конечно! Конечно! Всё, что пожелаете! Но сначала оплатим стандартные счета. Вот, пожалуйста» —
«Счет на сутки»

№п.п.Вид расходов:Стоимость/часов
1.Обслуживание тела: умыть, одеть, накормить, напоить, в баньке попарить*3
2.Семейные дела: детей в садик-школу отправить — встретить, одежду постирать, еду приготовить, с женой пообщаться…2
3.Обеспечение финансами: работать Батенька! Ну и доехать до работы и обратно10
4.Новости планеты: телевизор, соцсети2
5.Кино, вино и домино (опционально)
ИТОГО:17
*предоставляется раз в неделю.

— Ну надо так надо. Всего семнадцать часов. А у меня их двести тысяч. Давайте подпишу! Хочу…
— Конечно! Конечно! А спать вы планируете?
— Спать? Ну да. Часиков семь восемь в сутки надо и поспать.
— Хорошо. Семь часов сна. Подпишите здесь.
— Хочу… вот это!
— Сожалеем, средств на счету недостаточно для покупки.
— Ну, тогда… – это.
— Средств недостаточно.
— Это?
— Недостаточно!
— Да что же я могу себе позволить?
— На вашем счету «НОЛЬ!
— Как же так?
— Пожалуйста, покиньте помещение. Не мешайте нашим посетителям!

Вот так: вроде бы все правильно сделал, но при этом НИЧЕГО НЕ СДЕЛАЛ.

Что дает хронометраж:

  1. Делает очевидными затраты и потери времени на ежедневном уровне. И если сегодня вы ошиблись, завтра можно исправиться.
  2. Дает объективные данные! В НЛП есть такой принцип – «Карта не равна территории». Наше представление о том, на что тратится время, может довольно сильно отличаться от реальности. Часто после первых дней ведения хронометража, люди испытывают настоящий шок: «И это моя жизнь?!»
  3. Является будильником, который 50 раз в день напоминает о поставленных целях. Человеку свойственно погружаться в текущую задачу, забывая обо всём остальном. Хронометраж побуждает постоянно спрашивать себя: «Что я сейчас делаю?». В этот момент происходит автоматическая сверка курса: «Это приближает меня к цели?».
  4. Работает как увеличительное стекло: позволяет рассмотреть свою жизнь в мельчайших подробностях и обнаружить совершенно неожиданные ресурсы.
  5. Вырабатывает чувство эффективности. Спустя несколько недель практики проявляются два интересных сопутствующих эффекта, которые резко снижают количество непродуктивного и «мусорного» времени в жизни:
    • Вы начинаете прикидывать, работает ли какое-либо действие на цели ДО того, как начнете им заниматься.
    • Если уже вляпались в какую-то непродуктивную деятельность, возникает легкий дискомфорт на физическом уровне — звоночек: «Приятель, проснись, паровоз уходит!»
  6. Работает, даже когда всё плохо. Чтоб ставить цели, писать планы, выполнять намеченное нужно иметь определённый заряд бодрости, потенциал внутренней силы. Бывают такие моменты, когда любое дело просто валится из рук, делать ничего не хочется абсолютно. Даже в таком состоянии вы можете открыть файлик хронометража и накорябать пару тройку коротких записей: «Ничего не делал. Тормозил. Пускал пузыри. Хандрил. Плевал в потолок». А это совершенно другой уровень: «Я не бездельничаю. Я анализирую свою эффективность в состоянии нестояния». И вот вы уже способны написать пару строк в дневник, а там и до продуктивной деятельности рукой подать.
  7. То, что мы отслеживаем, изменяется в нужную сторону без дополнительных усилий. Это правило действительно работает. Можете проверить на чем угодно. Начните измерять свой вес, количество отжиманий от пола, количество прочитанных страниц, выученных слов. Первые 20-30% улучшений произойдут без всяких усилий просто за счет повышения осознанности.

Что такое ПРОДУКТИВНОЕ ВРЕМЯ.

Землекоп х

Логично предположить, что продуктивным является время по завершении, которого мы имеем на руках некий продукт. По определению классика менеджмента Л.Рона Хаббарда:

«Продукт – это высококачественная вещь или услуга в законченном виде, переданная человеку или группе, для которых она является полезной, в качестве обмена на что-либо ценное». «Ценный конечный продукт является ценным, потому что его потенциально или фактически можно обменять на что-нибудь. Ключевые слова здесь – можно обменять».

Спросите себя – «Что я даю миру? Какие именно действия приводят к появлению этого»?

Обычно, человек производит некоторое количество продукта, на своей работе. Однако, будет неправильно сказать: «Я хожу на работу, значит, в моей жизни есть минимум восемь часов продуктивного времени». Бывает, что реально человек работает только четыре из них. А из четырех — три часа производит то, что продуктом не является (никогда не будет обменяно, на что-либо полезное). То же самое верно и для других видов деятельности: спорта, времени в семье и т.п.

Тайм менеджер должен точно знать, что он производит и благодаря каким именно действиям появляется каждый конкретный продукт.

Итак, мы производим продукт на работе. Что еще?

Возможно, продуктивным является время, выделяемое на хобби и творчество.
Сюда же относится время «на заточку рабочего инструмента» – нашего тела и разума. Это спорт, самообразование, общение с успешными людьми и т.д.

Как быть с временем, которое проводится в семье? Применяем общий принцип – если вы что-то сознательно отдаете своим близким: свое внимание, энергию, опыт – это продуктивно – этим вы формируете свое окружение, делаете вклад в отношения. Если же в основном получаете — это, как правило, непродуктивное время.

Вы скажете – «Но ведь зубы чистить тоже необходимо»! Что насчет времени на гигиену, питание, дорогу до работы и обратно»? Да машину нужно время от времени ремонтировать и периодически заправлять. Но нас интересует только время в движении. Поэтому самообслуживание и время на перемещения к продуктивному не относим.

Эффективный человек – производит в разы больше того, что нужно ему и его семье для личного потребления. Если вы производите ровно столько, сколько потребляете — творческий баланс равен нулю.

Колесо счастья

Каждый человек осознанно или не осознанно придерживается определённой системы ценностей. Проявляются эти ценности в том, на что реально тратится время. Повторяющиеся действия, на которые уходит основное время, называются  ключевыми областями деятельности. Наша задача сделать так, чтоб ростки надежд и проектов, посаженные в каждой из таких областей, регулярно поливались нужным количеством времени и внимания.

Ключевые области деятельности:

  • Самоорганизация
  • Здоровье, развитие тела
  • Семья
  • Самообразование
  • Работа и творчество
  • Отдых, общение с друзьями, развлечения
  • Самообслуживание: питание, гигиена, и т.п.
  • Хозяйство: приборка, стирка, чистка одежды и обуви, огород, ремонт в квартире и т.д.
  • Духовная практика

Есть и  непродуктивное время: время в пути ,безделье, ожидание чего-либо, пустые разговоры и т.д.

Ключевые области деятельности взаимосвязаны. Провал или рост по одной из них тянет за собой все остальные. Чтоб оценить, насколько гармоничны ваши ключевые области взгляните на «Колесо счастья».

колесо счастья

  1. Отметьте на рисунке насколько вас устраивает каждая из  ключевых областей.
  2. Соедините отмеченные точки и заштрихуйте получившуюся фигуру. Это колесо, на котором вы едете в своё будущее. Приятной поездки.

колесо счастья х

Как вести хронометраж

    1. Составьте в Excel табличку для учета времени по образцу, приведенному в начале статьи, или скачайте бланк  здесь . Если вы больше времени находитесь вдали от компьютера, используйте блокнот.
    2. Каждые полчаса или чаще записывайте, что делаете, и в какое время завершается действие.

Полезные правила:

  • Записи делаются при каждом переключении внимания. Если вы начали писать статью и занимаетесь этим два часа без перерывов и отвлечений – достаточно записи:10:00, «Писал статью». Но если за это время вы трижды попили чай, приняли десять телефонных звонков, сбегали в магазин, и обсудили с коллегами результаты последнего футбольного матча – в записях должно отразиться каждое событие, которое заняло больше 2-3 минут.
  • Оптимальная точность учета – 5-10 минут.
    На начальном этапе, можно установить в смартфоне таймер, который каждые тридцать минут будет напоминать о необходимости сделать очередную запись. Помните, что резервы эффективности прячутся именно в деталях.
  • Что делать если вы забыли записать расходы времени за несколько часов или целый день?
    Не переживайте. Запишите то, что вспомните и продолжайте вести учет дальше. Если не помните, что происходило, в определённый промежуток времени так и напишите – «Не помню». Когда нужная привычка сформируется, помнить о необходимости сделать очередную запись будет совсем несложно.

 

Как анализировать полученные данные.

  • Определите, что вы хотите выяснить.

Предварительные задачи могут быть такими:
a) Понять, сколько времени в сутки тратится продуктивно (чтоб увеличить этот показатель).
b) Выяснить, затраты на каждый вид деятельности (чтоб гармонизировать свою жизнь).
c) Найти резервы выяснив, где время тратится непродуктивно.
d) Выяснить сколько времени затрачено на конкретный проект.
e) И т.д.

  • Выберите подходящий вариант обработки данных.

Вариант 1 – самый простой. Подойдет для первого эксперимента. В конце дня пересмотрите записи, отметьте строчки с расходами времени на интересующий проект или область деятельности, подсчитайте сумму затраченного времени.

Вариант 2 – полуавтомат — с использованием сортировки в Excel. Пригодится, чтоб сразу проанализировать неделю или месяц. Переносите записи хронометража в Excel. В столбце 6 – код вида деятельности, ставите цифру, обозначающую интересующий проект.

сортировка 1

Ставите на столбец 6 фильтр.

сортировка фильтр

Выбираете из выпадающего списка нужный код. И опля – список строк с временем, посвященным конкретному проекту – перед глазами.

кнопка фильтра

Осталось скопировать выделенные ячейки, перенести на другую страничку и суммировать получившиеся данные.

сумма по проекту

Понятно, что такой фокус можно проделать для любого количества проектов.

Вариант 3 – автоматический. Если вы всерьез, решили поработать над своей продуктивностью, и намерены вести хронометраж не неделю или две, а несколько месяцев или даже лет потребуется более совершенная система аналитики. Вы можете  купить небольшой скрипт  (файл Excel с запрограммированными формулами), который автоматически сделает выборку по интересующим вас проектам. Достаточно скопировать данные из таблицы хронометража на страничку расчетов, и станет ясно сколько времени за выбранный период было посвящено каждому из отмеченных проектов.

Если вся ваша работа связана с компьютером вам, возможно, подойдет  онлайн-сервис учета рабочего времени . О нем я чуть поздней напишу отдельную статью. В качестве бонуса для читателей моего блога: купон my_day позволит вам получить персональную скидку в 10%.

Одним из удобнейших сервисов я могу назвать LeaderTask - здесь возможно фиксирование любых задач, их сроков и степени важности, а также хранение любой информации. Сервис с русскоязычной службой поддержки, очень простой и удобный в использовании.

На этом сегодня все. До скорых встреч. Ваш Юрий Окунев.

Комментариев к статье: 399
  • Тайм-менеджмент крутая штука. :smile: Но сколько я бы не пыталась применить ее в жизни, на долго меня не хватает. Хочется научиться поддерживать баланс, но на практике происходит следующее: я могу работать как проклятая неделями без выходных, при этом толком не есть, не гулять, не видеть родных. :o А потом наоборот лентяйничать, неделями ездить в гости, читать книги и отдыхать.

    Не могу сказать, что это положительно сказывается на самочувствии (от длительной работы начинает болеть спина и глаза устают). Но живу только такими марафонами пока. :|

    Ответить
    • В личном развитии не обязательно начинать с революции. Привыкли к марафонам — хорошо! Внедрите пару тройку штучек, чтоб марафон проходил более комфортно: есть, гулять...:)

      Ответить
  • Методика действительно очень КЛАССная, помогает осознать себя, посмотреть на себя со стороны. Особенно подойдет людям рассеянным и несобранным, как я, например ;-)

    Для учета времени не обязательно использовать компьютер, я делаю записи на листочке. Записываю, помечаю время, анализирую. Рассеянным людям с компьютером вообще связываться нельзя — застрянешь по пути в соцсетях, весь день потеряешь

    Ответить
  • Спасибо автору за статью. Объяснил все ярко и доходчиво.

    Ответить
  • Сколько бы я ни слышала о хронометраже, но так ещё ни разу и не попробовала. Прямо барьер какой-то. Единственное, что я недавно подсчитала и ужаснулась, сколько времени трачу на кухонные дела: приготовить, накрыть, поесть, убрать. И это три раза в день ( с детьми по-другому не получается).

    Ответить
    • Все зависит от цели. Если цель здоровое и счастливое семейство, приготовление пищи может считаться очень даже продуктивным временем для женщины. Особенно если удается делать это с удовольствием.

      Ответить
  • Отличная статья! К тому же сейчас существует множество программ, с которыми легко вести хронометраж. Учет и анализирование времени – это очень хороший способ повысить свою работоспособность, отличная альтернатива ежедневному планированию.

    Ответить

Оставить комментарий

  • ;-)
  • :|
  • :x
  • :twisted:
  • :smile:
  • :shock:
  • :sad:
  • :roll:
  • :razz:
  • :oops:
  • :o
  • :mrgreen:
  • :lol:
  • :idea:
  • :grin:
  • :evil:
  • :cry:
  • :cool:
  • :arrow:
  • :???:
  • :?:
  • :!: