Метод швейцарского сыра в тайм-менеджменте: как легко справиться с большой задачей

Привет, друзья! С вами Юрий Окунев.

Сегодня поговорим об эффективном подходе к решению сразу нескольких типов жизненных задач. Это метод швейцарского сыра в тайм менеджменте. Разберемся в чем суть метода, и с какими задачами он поможет справиться.

Истоки

В 1973 году американец Алан Лакейн, признанный гуру по управлению временем, выпустил книгу «Искусство успевать», где, насколько мне удалось установить, впервые был описан метод швейцарского сыра.

Концепция способа:

Приём быстро набрал популярность. На хит Лакейна ссылается Билл Клинтон в начале автобиографии, как на книгу, ставшую залогом его успеха в политике, семейной жизни и писательской деятельности.

Каждый выполненный фрагмент большой задачи Лакейн сравнил с отверстиями в швейцарском сыре, который исчезает, когда дырок накапливается достаточное количество.

Область применения этой модели имеет определённые ограничения. К ней стоит прибегать, когда необходимо раскачаться, когда замысел не требует сжатых сроков, и есть возможность растянуть его реализацию на удобное количество дней.

Под такие условия подходят цели, связанные с писательством, фрилансерскими заказами (в случает гибкого лимита), домашними заботами, планированием отдалённых по времени мероприятий.

Способ хорош, когда за решение вопроса можно браться с любой стороны без ущерба для конечного результата. Но есть задачи, успех которых заключается в строгой последовательности действий.

Например, строительство: даже при огромном желании возведение дома с чердака не начнёшь. Если ваш почин требует строго выверенных этапов, лучше обратить внимание на другие приёмы ТМ.

Преимущества

Самое главное отверстие в сыре – первое. Выполнив мини-задачу, люди замечают:

— что она была лёгкой;
— что есть идеи для очередного шага.

Помните, логику квестов? Нашёл листочек, в котором указано, куда идти, что искать. На новом месте следующая подсказка и т. д. То же и с дырками в сыре: сделал одну, сразу понимаешь, где пробивать вторую.

Незаменимое средство при наличии слепых пятен в задумке – результаты «бурения» обязательно прольют свет на дальнейшие шаги.

Примеры

Этот маневр применяется не только в работе, но и в домашних буднях. Допустим, вам не хочется разбирать завал в гараже. Попробуйте каждый день туда заходить и сортировать вещи по принципу «нужные – под вопросом – ненужные».

Постепенно в гараже воцарится порядок. Лишнее отправится на свалку. Нужное займет свои места в ящиках и на полках. Недели вполне хватит, чтобы оптимизировать свои метры в свободном режиме, копаясь, сколько душа попросит (и не больше).

Точно так же я пишу книги: сегодня – одна глава, завтра – другая. И не обязательно по порядку. Это же относится ко всем проектам, которые не требуют строгого регламента. Допустим, курсы по тайм-менеджменту я создавал аналогично – по этапам, но в результате получился качественный продукт.

Плюшки

Как уже упоминалось, первое, что приходит при использовании этого метода – спокойствие перед лицом масштабных задач. И чем больше задача, тем лучше. Любое дело включает в себя как приятную, так и рутинную части. И ничто не мешает нам начать с приятной.

Вторая плюшка – отсутствие чувства вины. Когда постоянно откладываешь масштабное дело, начинается самоедство: «Опять ничего не сделал, наверное, я лентяй и неудачник».

А когда ежедневно вкладываешь по чуть-чуть в задуманную цель, на душе спокойно и ясно, ведь чем больше времени прошло, тем длиннее список достижений.

Правила

Перечислим условия, при которых метод будет наиболее эффективно действовать:

• Разбивайте крупный замысел на мелкие задачи. Огород молит о прополке? Найдите самую маленькую грядку, удалите сорняки и возвращайтесь домой с чувством выполненного долга. Завтра повезёт другой грядке.
• 1 день – 1 кусок. Если возникнет желание откусить больше, то потом вы утомитесь, и главный постулат приёма – приятная работа – исчезнет, унося с собой намерение продолжить начатое.
• При выборе занятия на день отдайте предпочтение тому, что принесёт удовольствие. Так сырная головка быстрее превратится в решето. Если затей несколько, сначала обратитесь к наиболее вкусной.
• Перед тем, как прийти к финалу (снести последние крохи), освободите день полностью. Посмотрите на всё, что успели наработать, свежим взглядом, охватив картину целиком. Что-то необходимо подправить? Дополнить? От чего-то отказаться? Корректировкой заканчивается любая работа, даже приятная.

Лучше всего крупную задачу разбивать на подзадачи письменно — так и и не забудете ничего важного, и сделаете больше. Поможет вам в этом электронный органайзер LeaderTask, куда можно вносить не только множество важной информации и различные файлы, но и размещать задачи, при этом указывая даты, сроки и важность. Замечательной функцией является возможность задачи переадресовывать коллегам, обсуждать, если говорить о рабочих задачах.

Первый шаг

Когда замысел долго висит над головой тяжёлым грузом, воспринимаешь его, как нечто недосягаемое. Поэтому, даже если вам понравилась модель швейцарского сыра, может возникнуть трудность в совершении первого шага.

Посмотрим, как эту трудность обойти:

1. Не считаете себя гением стратегии? Задайтесь вопросом: «Если бы я умел рассчитывать шаги, какой был бы план?». Так мы обманем подкравшееся уныние, прикинувшись, что лишь фантазируем на заданную тему. А потом уже «из песни слов не выкинешь».
2. Перед тем, как дырявить сыр, соберите информацию. Как достичь цели быстрее? С помощью чего? В каких условиях? Например, в какой отрезок дня лучше сесть за книгу или, как правильно пересаживать цветы чтоб они точно приросли.
3. Предложите себе эксперимент – попробуйте сделать мизер и посмотреть, как это. Нужно поменять воду в аквариумах, а не хочется? Выберите аквариум, вычерпните из него банку воды и налейте столько же чистой. Начало положено и никто не пострадал! Продолжим?
4. Используйте своё настроение. Без энтузиазма трудно мотивировать себя на подвиги. А вот задорное настроение – идеальная почва для начинаний. Часто в таком состоянии мы говорим: «А почему бы и нет?». Ловите подобные моменты – пусть они пойдут на пользу великим замыслам.
5. Вспомните ситуацию, когда вы боялись приступить к задаче, а потом справились с ней на 100%. Освежите её в памяти, почувствуйте, что вы ощущали при завершении дела. У вас есть всё, чтобы добиться желаемого – главное, ставить реальные цели.

Кстати

Название предложенной здесь системы – не одинокая кулинарная метафора в тайм-менеджменте. Есть ещё такие фишки, как «Метод помидора», «Нарезка салями» (или «Поедание слона») и другие гастрономические изыски.

Как насчет попробовать и эти блюда? Чтобы постоянно быть в курсе меню, предлагаю подписаться на новости блога, а чтобы проводить дегустацию в компании, расскажите о статье друзьям.

А я прощаюсь, чтобы подготовить для вас новые материалы по внесению в жизнь гармонии и порядка.
До встречи, друзья!
Ваш Юрий Окунев.