МОЙ ДЕНЬ Школа Юрия Окунева

То, что
делает успех неизбежным

Планер-ежедневник: как с ним работать?

Автор:

Дата:

Рубрика:

Мой день

Школа Юрия Окунева
0 голосов

Здравствуйте! Одним из распространённых приёмов грамотного тайм-менеджмента является использование органайзеров. Они призваны помочь спланировать дела так, чтобы вы ничего не забыли и все сделали вовремя. Эффективность этого помощника будет зависеть от того, насколько правильно вы его используете. Я расскажу, в чем именно вам сможет помочь планер-ежедневник, как с ним работать, чтобы максимально продуктивно управлять временем.

Как пользоваться ежедневником

Задачи должны разделяться на несколько категорий. Это позволит не только формировать грамотную последовательность дел, но и разделять их между собой по группам. В итоге, все будет на своих местах, и вы не будете путаться. Ориентировочный список категорий (ключевых областей деятельности) смотрите в статье про хронометраж.

Существуют разные способы ведения ежедневника. Сегодня поговорим про классические для тайм-менеджмента правила планирования повседневных дел.

Итак, по каким признакам делаем классификацию:

  •  Жесткие и гибкие сроки.

Жесткие  — это те, которые привязаны к конкретному времени. Гибкие — те, проблемы, которые нужно разрешить в течение дня без привязки к часам.

Сначала в планер-ежедневник вносятся пункты с жестким дедлайном. А затем между ними распределяются по степени значимости остальные вопросы.

  •  Степень важности.

Помните, мы говорили уже о матрице Эйзенхауэра? Если вкратце, то суть в том, что дела можно разделить на важные и неважные, срочные и несрочные. Максимальное внимание нужно уделять, разумеется, самым важным и срочным моментам. А вот несрочные и неважные, наоборот, можно отложить, чтобы разобраться с ними в свободную минуту. Подобное разделение — это главное, что должно быть в ежедневнике любого тайм-менеджера.

Записывать дела стоит в порядке очередности, начиная с тех, которые имеют самый высокий приоритет. Для удобства рекомендую запастись текстовыделителями четырех цветов. Допустим, красный будет для тех дел, которые стоят на повестке дня первыми. Зеленый и синий соответственно — для срочных и неважных, а также для важных, но несрочных пунктов. А какой-нибудь невзрачный бледно-желтый — для тех вопросов, которые могут подождать. Тогда при взгляде на список вы сразу будете улавливать объемы работы.

  •  Лягушки и слоны.

Многие системы ведения ежедневника предполагают использование этих терминов. Под «лягушками» понимаются мелкие неприятные дела, которые заставляют нас испытывать негативные эмоции. Например, в числе таких, скорее всего, окажется поход к врачу. Или звонок хамовитому менеджеру партнерской компании. Такие дела в тайм-менеджменте принято решать в первую очередь, чтобы снять напряжение и полностью отдаться действительно ответственным и значимым вопросам.

«Слон» — это, напротив, дело большое, трудоемкое, увесистое. «Слона» принято разделять на мелкие кусочки и «употреблять» дозировано. То есть, например написание дипломной работы вы можете раздробить на множество небольших подзадач, которым затем будете уделять определенное время каждый день. Если забывать включать «слонятину» в свой повседневный рацион, то очень скоро столкнетесь с авралом.

  •  Направленность дела.

Мы уже говорили, что перед тем, как заполнять ежедневник, стоит дела разделить на следующие группы: работа, семья, дом (быт), личное. При необходимости можете добавить контекстные категории: «встречи», «звонки», «письма». Главное, чтобы все не было свалено в одну кучу. Если в приобретенном изделии нет соответствующих граф, то можете заранее их расчертить самостоятельно.

Как работать с задачами системно читайте в статье: «Пять списков, которые позволять взять жизнь под полный контроль». 

Выбираем своего помощника

Покупая планер, обратите внимание на:

  • Его размеры.
  • Период времени, на который он рассчитан.
  • Внутреннее содержание — разделы, графы, разметка, полезные приложения и пр.
  • Дизайн.

Теперь давайте быстро пробежимся по их видам.

  • Электронный

Электронные органайзеры, основной тренд наших дней. Они не требуют ежедневного переписывания не выполненных дел, снабжены мощными системами поиска, напоминалками. Ваши задачи обычно живут в облаке, а значит, никогда не сгорят и не потеряются. Управлять делами можно как с компьютера, так и со смартфона. Есть популярные приложения, которые можно скачать бесплатно, но наиболее интересные программы потребуют, некоторых вложений. В рамках полного курса управления временем «РПД тайм-менеджмент» мы будем изучать и использовать именно электронный органайзер.

Лично я использую такой сервис, как LeaderTask, удобный и очень функциональный. Это российский проект с русскоязычной службой поддержки и лучшим среди ТМ-программ функционалом фильтрации, который позволяет видеть только те задачи, которые нужны вам прямо сейчас.

  • Печатный.

Эта статья посвящена бумажным планерам, у них плюсов тоже много. Они не зависят от уровня зарядки гаджета и наличия интернета. Позволяют выразить натуру своего владельца, т.к. доступно огромное разнообразие цветов, материалов, декора, форм и размеров. Плюс, в печатный вариант, проще вносить быстрые пометки. Достаточно просто взять ручку и открыть страницу.

Гаджет же требует для своего использования определённой тренировки. Плюс, при использовании классического дневника у ваших коллег не возникнет сомнения в том, что вы именно заняты деловыми вопросами, а не раскладыванием пасьянса.

Органайзер можно сделать своими руками. В этом случае получится уникальная авторская вещь, полностью отвечающая вашим потребностям. Готовое печатное изделие можно купить в любом торговом центре, книжной лавке. Но лично мне удобнее заказать понравившуюся вещь в интернет-магазине. Множество вариантов стильных, удобных и качественных бумажных изделий вы найдете на ozon.

Очень модным в последнее время стал женский флай планер. В нем, помимо прочего, есть разделы для меню, списка покупок и домашних дел. Кроме этого, в таких дневниках нередко имеются полезные советы для новичков о том, как работать с ежедневником.

**

И напоследок. Ежедневник поможет вам держать под контролем планы. А свершившиеся события, озарения и эмоции лучше поселить в личном дневнике. Подробней о принципах ведения и электронной форме дневника смотрите в статье: «Как вести дневник: собираем бриллианты своего опыта». Печатный вариант можно выбрать здесь.

На этом всё. Жду ваши вопросы и комментарии. Подпишитесь на рассылку, чтобы быть в курсе обновлений. До новых встреч! Ваш Юрий Окунев.

Комментариев к статье: 399
  • Правильное планирование дел одно из важнейших мероприятий. Так как без четкого плана можно быстро потерять силы и свести свои труды к нулю.

    Никогда не понимал людей, которые «скачут» по различным задачам, в итоге не решая их, а лишь усугубляя свое положение.

    Ответить
  • Последние пару лет использую только электронные ежедневники. До этого периода помогали разобраться с первостепенными и рутинными делами бумажные или печатные органайзеры. Когда макулатуры набралось изрядное количество, решил остановиться на электронике.

    Хотя и не всегда скупрулёзно работал с этими молчаливыми помощниками, но и без них уже не могу. Привык. Да и помогают в работе они здорово

    Ответить
    • Добрый день, Виталий. Согласен с тем, что сегодня электронный вариант оптимальней.

      Ответить
  • Сорри, в комментарии выше — механическая ошибка.

    Правильно — «скрупулёзно».

    Ответить

Оставить комментарий

  • ;-)
  • :|
  • :x
  • :twisted:
  • :smile:
  • :shock:
  • :sad:
  • :roll:
  • :razz:
  • :oops:
  • :o
  • :mrgreen:
  • :lol:
  • :idea:
  • :grin:
  • :evil:
  • :cry:
  • :cool:
  • :arrow:
  • :???:
  • :?:
  • :!: