МОЙ ДЕНЬ Школа Юрия Окунева

То, что
делает успех неизбежным

Пять списков, которые позволят взять жизнь под полный контроль

Автор:

Дата:

Рубрика:

Мой день

Школа Юрия Окунева
0 голосов

Привет, друзья, с вами Юрий Окунев.

У вас уже есть точное понимание, чего вы хотите, в виде сформулированной миссии и целей по ключевым областям деятельности. Всё это объединено в таблице жизненной стратегии. Теперь рассмотрим то, что часто считают единственным содержанием понятия тайм менеджмент

планирование движения к нашим целям.

Взгляд  с высоты

В качестве иллюстрации представим нашу систему самоорганизации в виде ракеты.

ракета

Тонкая энергия смыслов, целей, и ценностей преобразуется в топливо – перечень конкретных действий.

Дальше они проходят ряд фильтров: важность, срочность, соответствие бюджету времени, возможность делегирования, распределяются по фракциям и попадают через узкий патрубок плана дня к камере сгорания.

Действия продвигают нашу жизнь к намеченным целям.
Позади остаются достигнутые результаты, и полученный опыт, зафиксированный в хронометраже, статистиках и дневнике.

Сейчас, нам нужно разобрать, что и как происходит в промежутке от формирования задач, до их выполнения.

Главный принцип

Со времен Бенджамина Франклина классическая система самоорганизации имела вид пирамиды.

система франклина

Здесь представлен взгляд на составляющие системы самоорганизации с точки зрения важности. Более значимые цели и ценности занимают широкие нижние этажи пирамиды.

Однако, мы привыкли воспринимать информацию, читая сверху вниз. И более важные вещи ставить наверх. Кроме того с точки зрения количества элементов пирамида будет выглядеть иначе: главная цель располагается сверху и последовательно разбивается на фрагменты вплоть до простых операций, выполняемых в рамках дня. Примерно как на рисунке нашей «Ракеты»

Постепенное завершение элементарных дел, позволяет «закрывать» проекты и программы, что, в конце концов, приводит к достижению главной цели.

Все логично. Но, после того как пирамида построена, приходится «вручную» определять, что именно следует делать сейчас, что позже, от чего можно вообще отказаться. «Выломанные» из пирамиды кирпичики нагромождаются друг, на друга снова создавая в нашей жизни почти первозданный хаос.

кирпичи х
Очевидно, здесь чего-то не хватает. Чтоб сделать из пирамиды ракету нужен механизм, который упорядочит, разложит по полочкам «дозревшие» задачи. Система, распознающая типы частиц и направляющая их по маршрутам, карбюратор, последовательно подающий топливо в камеру сгорания.

Общий принцип действия этого механизма — конвейер.

Его-то мы и рассмотрим ниже.

О важности материализации

Здесь я подразумеваю, что верхние этажи вашей пирамиды самоорганизации уже созданы. Далее необходимо выписать задачи, которые позволят реализовать задуманное.

Первое плавило менеджера, гласит – чтобы чем-то управлять, надо это видеть!

Необходимо достать все задачи из вашей головы — до последней!

Уже после этого, вам может существенно полегчать. Дело в том, что стресс вызывает не само по себе количество проблем, а попытки заставить мозг работать в режиме, для которого он не приспособлен.

Сознание человека способно одновременно эффективно обрабатывать только один объект. При этом в поле зрения, удерживается ещё 7 — 9 элементов.

Юлий-цезарь

Когда мы говорим о том, что Юлий Цезарь мог одновременно выполнять 5 различных дел, или вспоминаем, как сами управляем автомобилем, разговаривая по телефону – речь идёт о способности быстро переключать внимание. Жонглёр удерживает в воздухе несколько мячей, за счет того, что в каждый момент времени сосредоточен только на одном из них.

Именно поэтому я рекомендую использовать не более 9 объектов управления в любой области деятельности: количество ценностей, ключевых областей, отделений бизнеса, заместителей, задач дня и т.д. Попытки удержать в поле зрения большее количество элементов, приводят к стрессу и перенапряжению. То, что выпадает из поля зрения, перемещается в область подсознания, емкость, которого бесконечна. Однако, чтоб извлечь что-либо оттуда требуются большие усилия.

законометрности внимания

Итак, нам необходимо извлечь все хотелки из своей головы. На этом этапе разумно включить в нашу систему самоорганизации какой-нибудь электронный органайзер. Это существенно облегчит последующую сортировку задач по типам и сразу решит вопрос, куда размещать получившиеся в итоге списки.

Выбираем инструмент

Электронных органайзеров сегодня разработано великое множество: Microsoft Outlook, Google Calendar, Todoist, Wunderlist, Remember The Milk, HiTask, Mozilla Sunbird и т.д. и т.п.

Я использую сейчас органайзер LeaderTask. Отличная программа, обладающая необходимой гибкостью и функционалом, чтоб обеспечить мои потребности. Сплошные плюсы и только один недостаток. Программа немножко платная. Премиум-версия стоит около двух тысяч рублей в год. Мой отзыв о программе.

Насколько помню, первые сорок пять дней премиум-функционал предоставляется бесплатно.

Не так уж важно, какой именно органайзер вы выберете. Можно работать и на бумаге. Главное понять, что и как должно происходить с вашими задачами, чтоб они были под контролем и эффективно продвигали вас в светлое будущее.

Вы можете прочитать статью до конца, а потом вернуться на этап выбора инструмента, уже представляя, что именно придется делать.

Освобождаем голову: Список «входящие»

Итак, выписываем свои дела и проблемы: в электронный органайзер, в таблицу Excel, в большую тетрадь или на карточки (1 задача – 1 карточка). Это ваш список «Входящие»: топливный бак звездолета, или ящик с патронами для РПГ.

То, что требует дополнительного планирования, раскрываем с помощью подзадач. Сроки пока не ставим. Важно выписать действительно ВСЁ, чтоб в голове возникла приятно звенящая пустота. :)

Не забудьте:

  • О вашей информации.

Возможно, вам нужно привести в порядок ваши книги, заметки, файлы в компьютере, пароли, контакты, электронную почту, старые списки дел и т.п.

  • О пространстве, в котором живете.

Всё, что находится не там, где надо или требует изменений: вещи на рабочем столе, в шкафах и ящиках, на стенах, потолках, подоконниках, балконе, дома, на даче, в офисе, в гараже. Для документов, поступающих в бумажном формате, имеет смысл поставить лоток для бумаг с надписью «входящие» на ваш рабочий стол.

  • О ваших целях по ключевым областям.

Недавно вы поставили себе новые цели по каждой из ключевых областей деятельности. Запишите, что нужно сделать для их достижения.

Разумно будет сразу сгруппировать задачи по ключевым областям: тайм-менеджмент, здоровье, семья, самообразование, работа, отдых и т.д.

Итак, сырье собрано и разложено по полочкам.
Что дальше? Дальше нужно его обработать и приготовить к употреблению. То есть к выполнению.

Обработка входящих

1. ЧИСТКА

лишнее х
Ещё раз пересматриваем получившийся список и выкидываем всё ненужное. Удаляем устаревшее, неинтересное, сомнительное. Постарайтесь выкинуть максимум. Вы спросите: «Зачем же было их тогда записывать?».

Дело в том, что любая незавершенная задача, съедает часть вашего внимания. Пусть микроскопическую. Но если их несколько десятков или сотен это уже серьёзно. Хотел в детстве прыгнуть с парашютом? Не прыгнул. Намерение живет в подсознании, поглощая энергию. А если мы его записали, приняли решение, что нам это не нужно и вычеркнули – всё, цикл завершён. Ресурсы процессора освободились.

Используйте для чистки метод «наивных вопросов»:

  • Зачем вообще это делать?
  • Почему это должен делать я?
  • Почему сейчас?
  • Есть ли другой способ получить этот результат?
  • Что будет если этого не сделать?

Также хорошо помогает чистке вопрос — могу ли я с этим что-либо сделать? Оставляйте в своем списке только то, на что вы реально можете влиять. Если с чем-то жалко сразу расставаться заведите разделы – «Корзина» и «Когда-нибудь может быть».

2. ВЫСТРАИВАНИЕ ИЕРАРХИИ И КОРРЕКЦИЯ ФОРМУЛИРОВОК

Выбираем ключевую область, смотрим наш список и выстраиваем иерархию.

Есть цель, для её достижения нужно завершить семь задач, содержащих каждая по десять — двадцать операций.

Выстройте задачи так, чтоб было понятно, как они связаны друг с другом. Учтите последовательность: сначала это, потом это, потом то.

лестница бумажек

Возможно, и на этом этапе выявятся дела, которые ни на что не влияют и ни с чем не связаны. В мусор их!

Что касается формулировки

редактор с лупой

  • Задача правильно сформулирована, когда, однозначно понятны критерии её завершения. Чтоб потом достаточно было просто поставить напротив галочку «сделано».

Неправильная формулировка – заняться спортом.
Правильная — завтра с 6 до 7 утра совершить пробежку 5 км.

  • Задача должна описывать не телодвижения, а результат.

Неправильная формулировка – позвонить Маше.
Правильная – договориться с Машей на свидание.

3. МАСШТАБ

В процессе выстраивания иерархии задач, нужно разделить их по МАСШТАБУ. Это очень серьезно облегчит планирование. Планируя год, мы будем оперировать только целями годового и месячного масштаба, планируя месяц – задачами недельного и т.п.

Какой масштаб рекомендую выделять.

  1. Жизнь – цели, на достижение, которых требуется несколько лет.
  2. Год – цели, на достижение, которых требуется один или несколько месяцев.
  3. Месяц – для реализации задуманного требуется одна-две недели.

    Внимание. Здесь проходит важный рубеж. Элементы масштаба жизни, года или месяца – не попадают в конвейер планирования. Это стратегический уровень. С ними мы работаем отдельно. Поместить такое в план дня – всё равно, что попытаться зарядить пулемет запечатанным ящиком патронов, или впихнуть в топливный бак ракеты керосин прямо в цистерне. Чтоб избежать путаницы то, что выше этого рубежа, я называю целями, то, что ниже — задачами или действиями.

  4. Неделя – Задача требует нескольких часов работы. За день можно сделать одну или две. Задача недельного масштаба основная единица регулярного планирования.
  5. День – отдельные действия, на выполнение которых требуется менее часа.

Ещё раз подчеркну, что двигаясь дальше, мы планируем только задачи и действия.

4. РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ЗАДАЧ ПО СПИСКАМ В СООТВЕТСТВИИ С ИХ ТИПАМИ.

Итак, мы получили большой перечень адекватно сформулированных задач, масштабом от нескольких минут, до нескольких часов.

Это фильтрованное топливо, или отсортированный по калибру боезапас, кому какие сравнения по душе.

Теперь нужно определить каждой задаче её место.

Какие типы задач мы используем?

  1. Семечки.
  2. Делегировано.
  3. Жестко привязано ко времени.
  4. Жестко не привязано ко времени.
  5. Когда-нибудь может быть.

Семечки – если дело занимает меньше 2 минут, сделайте его сразу, как только оно попалась на глаза. Это могут быть какие-то звонки, документы «для сведения», одобрение верно подготовленных предложений сотрудников и т.п. Сделали. Закрыли. Вести отдельный перечень «семечек» не требуется.

Делегировано

Прежде чем взяться за работу, подумайте – может ли это сделать кто-то другой: сотрудник, фрилансер, жена, дети, знакомые?
Если ответ да — поручите. Позаботьтесь о том, чтоб исполнитель принял дело, и согласился его выполнить в указанный срок.

Жестко привязано ко времени

Если делегировать задачу не удалось нужно решить, когда мы ею займемся.
Некоторые элементы планирования, изначально содержат в себе временные рамки: посетить семинар, концерт, провести совещание, сходить с друзьями в баню, подготовить и сдать отчет. Обчно это события, в которых принимают участие другие люди. Мы не можем сделать это раньше или позже. Такие задачи называются жестко привязанными ко времени.
Их помещаем в календарь.

календарь на месяц

Если не помещаются — можно использовать таблицу в разрезе недели.

календарь на неделю

Электронный органайзер без проблем переключается с одного вида календаря на другой.

Жестко не привязано ко времени

Если мы сами решаем, когда сделать то или иное дело, значит, оно жестко не привязано ко времени:

  • Написать отчет в последнюю неделю месяца
  • В течение дня выделить час на пробежку и изучение английского
  • До конца недели закончить написание статьи
  • Выучить 15 экзаменационных билетов

Нужно включить разум и решить, как мы поступим.

  1. Если задача не особенно важна, или находится в нижней части цепочки дел можно вообще не ставить срок выполнения. Вы будете встречать её только в процессе еженедельного пересмотра стратегического уровня.
  2. Задача важна и является следующим делом, которое необходимо завершить для продвижения к определенной цели, сроки ясны. В этом случае помещаем её в список дел жестко не привязанных ко времени.

План дня

Итог, к которому мы приходим в результате вышеперечисленных манипуляций – план дел на день.

план дня 2

Фактически остальное нужно только для того, чтоб составить адекватный план дня. Если специфика вашей деятельности такова, что план дня заранее однозначно определен, прочие списки могут вообще не понадобиться.

План дня это обойма, полностью готовая к использованию. Бери и стреляй.

Формируется он очень просто. Сначала мы выписываем из календаря задачи, жестко привязанные ко времени. Затем выбираем наиболее приоритетные из списка, жестко не привязанных ко времени и заполняем оставшиеся пустоты. Не забываем оставить 30-40% свободного времени на непредвиденные обстоятельства.

Всё. Главный документ нашего планирования сформирован. Теперь только работать.

Хорошим помощников в планировании вашего дня, недели, месяца и т.д. станет сервис LeaderTask, с которым ваша личная продуктивность будет выведена на новый уровень. Программа доступна каждому и удобна в использовании — проверено в течение 9 лет работы в ней.

Охватим всю картину одним взглядом

все списки ххх

Резюме

  1. Мы выписали наши задачи, распределив их по ключевым областям деятельности и масштабу.
  2. Вычистили мусор.
  3. Выстроили иерархию.
  4. Проверили правильность формулировок.
  5. Распределили задачи по типам и спискам.
  6. Составили план дня.

Остается ежедневно выполнять план и наслаждаться полным порядком в делах.

Естественно, систему необходимо поддерживать:

  • Собирать новые задачи в папку входящие, и пропускать по вышеописанному маршруту.
  • Каждый вечер проверять и формировать план на завтра.
  • Еженедельно пересматривать созданные списки и составлять план на неделю.

Если сделанной работы окажется недостаточно, чтоб обеспечить полный порядок, или вы не хотите останавливаться на достигнутом, можно внедрить расстановку приоритетов, контекстное планирование, бюджетирование времени о которых я расскажу отдельно.

Как всегда, для более подробного изучения изложенного, приглашаю на курс «РПД тайм-менеджмент». Там вы сможете настроить свое планирование под моим чутким руководством.

Делитесь информацией с друзьями, подписывайтесь на новости блога и до скорых встреч.
Ваш Юрий Окунев.

Оставить комментарий

  • ;-)
  • :|
  • :x
  • :twisted:
  • :smile:
  • :shock:
  • :sad:
  • :roll:
  • :razz:
  • :oops:
  • :o
  • :mrgreen:
  • :lol:
  • :idea:
  • :grin:
  • :evil:
  • :cry:
  • :cool:
  • :arrow:
  • :???:
  • :?:
  • :!: